Assemblée Générale Extraordinaire du 7 mars 2026 : Cadre légal et réglementaire
Ce qu’il faut retenir
- Il n’y a plus de quorum de présence pour cette seconde AG extraordinaire
- Maximum deux procurations par membre
- Vote à la majorité des ⅔ des voix exprimées
- Les abstentions comptent comme des votes négatifs
Règlement pour l’inscription et le vote électronique à l’assemblée générale extraordinaire (AGE) en ligne du 7 mars 2026
1.Inscription à l’AGE
Tous les membres de GPC reçoivent au moins 15 jours avant l’assemblée générale un formulaire d’inscription.
Celui-ci permet de certifier la qualité de membre effectif en ordre de cotisation via l’utilisation de son adresse mail.
Seuls les membres effectifs en ordre de cotisation 2026 peuvent s’inscrire à l’AG. Les inscriptions sont ouvertes jusqu’au lundi 2 mars à minuit.
2. Procurations
Tous les membres de GPC reçoivent au moins 15 jours avant l’assemblée générale un formulaire de procuration.
Celui-ci contient le nom et le prénom du mandant, le nom et prénom du mandataire et l’adresse mail du mandant afin d’identifier ce dernier de manière certaine.
Seules les procurations émanant de membres effectifs en ordre de cotisation envoyées avant le lundi 2 mars à minuit sont prises en compte.
Un membre ne peut recevoir plus de deux procurations. Au cas où il en recevrait plus, il ne sera tenu compte que des deux premières par ordre d’arrivée.
Un membre inscrit à l’AG ne peut émettre une procuration. Inversément une personne ayant émis une procuration ne peut s’inscrire à l’AG.
3. Système de vote électronique
Un courriel permettant d’accéder au système de vote électronique est envoyé aux seuls membres inscrits. Il contient les instructions pour accéder au système de vote électronique au plus tôt cinq jours et au plus tard trois jours avant l’assemblée.
La clôture du vote est prononcée pendant l’assemblée générale par le président de séance. Dès ce moment l’accès au système de vote est fermé.
4.Suivi de l’élection
Le bureau du conseil d’administration (président, vice-président, trésorier et l’administrateur en charge de la logistique) participe à l’AGE en présentiel, au domicile du président.
Il est chargé de surveiller et de piloter l’AGE et le processus de l’élection. C’est lui qui tient le compte des suffrages exprimés (scrutateur).
En début d’assemblée générale, le président invite les membres présents à valider le présent règlement de vote. Il communique le nombre de membres inscrits et le nombre de procurations délivrées.
Avant de clôturer le vote, le président rappelle l’impérieuse nécessité de transférer le mail de confirmation du vote à l’adresse gpc@gpclimat.be .
Le résultat du scrutin ne sera communiqué qu’après authentification par le bureau de tous les suffrages émis. Si cette opération ne peut être finalisée en temps réel, les résultats du scrutin seront communiqués dès que possible par email à tous ceux qui ont voté.
Le rapport Framaform des votes émis sera téléchargé et stocké à titre de preuve du scrutin.
Extrait du Code des Sociétés et des Associations
§ 1er. L’organe d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’ASBL. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale.
Pour l’application de l’alinéa 1er, l’ASBL doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité du membre visé à l’alinéa 1er. Des conditions supplémentaires peuvent être imposées pour l’utilisation du moyen de communication électronique, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du moyen de communication électronique.
Pour l’application de l’alinéa 1er, et sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi, le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres visés à l’alinéa 1er de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres visés à l’alinéa 1er de participer aux délibérations et de poser des questions (…).
La convocation à l’assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l’ASBL dispose d’un site internet tel que visé à l’article 2 :31, ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l’association à ceux qui ont le droit de participer à l’assemblée générale.
Le procès-verbal de l’assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale ou au vote.
Les membres du bureau de l’assemblée générale ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique.
§ 2. Sans préjudice de l’article 9 :15, les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités qu’ils déterminent.
Lorsque l’ASBL autorise le vote à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, elle doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité du membre, de la manière définie par les statuts ou en vertu de ceux-ci. La convocation à l’assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance.
Extrait des statuts de GPC : Article 19
(…) Un membre effectif ne peut être porteur de plus de deux procurations.
(…) Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités. Par contre, quand l’assemblée doit décider d’une modification statutaire, de l’exclusion d’un membre, de la dissolution de l’ASBL, les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions sont assimilés à des votes négatifs.
(…) Les quorum de présences et un quorum de votes pour une modification statutaire :
- quorum de présence : 2/3 des membres doivent être présents ou représentés
- quorum de vote : 2/3 des voix des membres présents ou représentés ;
(…) Si le quorum de présence n’est pas atteint, une deuxième assemblée générale peut être convoquée. Les décisions de cette assemblée générale seront valables, quel que soit le nombre de membres présents. La deuxième assemblée générale pourra avoir lieu au minimum 15 jours francs après la première assemblée générale.
